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Auxiliaire administratif

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Le concept de auxiliaire , qui dérive du mot latin aidiāris, est utilisé pour se qualifier cela ou cela qui fournit de l'aide ou une sorte d'aide . Administrative , pendant ce temps, se réfère à ce qui est lié à la administration (le fait d’organiser ou d’organiser les ressources pour atteindre un objectif).

La notion de auxiliaire administratif fait référence à un poste ou à un poste qui existe dans la plupart des les entreprises . L’adjointe administrative a pour tâche de développement de diverses activités de l'administration de la société .

Les assistants administratifs effectuent emplois typiques d'un bureau: archiver des documents, exécuter des procédures, gérer l'agenda, etc. Vous êtes habituellement les gens Ils sont au service d'un supérieur hiérarchique pour l'aider à remplir ses tâches.

Le responsable d’une entreprise, par exemple, peut demander à l’assistant d’administration de collecter toutes les factures des achats effectués au cours du dernier semestre afin d’analyser les dépenses, les garanties en vigueur et autres. les données . L’assistant administratif, en revanche, peut être invité à contacter les clients qui enregistrent une dette auprès de la société pour coordonner à quel moment un percepteur peut aller pour retirer le paiement.

Un assistant administratif doit avoir des connaissances sur le service client et les fournisseurs, le marketing , techniques commerciales, normes de qualité, protocole, relations humaines, documentation et technologies de l'information, entre autres sujets. Plus l'assistant administratif a de connaissances, plus il pourra développer son travail et plus il aura de possibilités de se développer dans la structure interne de l'organisation.

Bien que parfois ce travail ne reçoive pas beaucoup de respect de la part de la société, puisqu'il ne se situe pas à un niveau hiérarchique élevé, il est nécessaire de souligner que les bureaux ne pourraient pas fonctionner correctement et efficacement s'il n'y avait pas d'assistants administratifs . Le nombre important et varié de tâches qu’ils effectuent quotidiennement doit être considéré ensemble pour en apprécier l’importance.

La présence de l'assistant administratif dans une entreprise est tellement fondamentale que l'utilisation d'informations et d'informations dépend largement de son travail. courir des systèmes administratifs. Voyons ci-dessous certaines de ses fonctions les plus importantes en détail:

* support administratif : cela se fait par photocopie de documents, archivage, envoi de messages par voie numérique, service téléphonique, gestion des saisies et enregistrement des messages entrants. Outre ces tâches spécifiques, il n’est pas rare de remplacer le personnel du standard téléphonique et de la réception lorsqu’ils sont absents;

* administration de la correspondance : bien qu'au cours des dernières décennies, le volume de correspondance La physique a considérablement décliné en raison de la massification d'Internet, les entreprises continuent d'envoyer et de recevoir des colis, et le travail de l'assistant administratif est essentiel pour que tout atteigne sa destination.

* gestion de fichiers : Ce point peut prêter à confusion, car dans les grandes entreprises, il existe généralement une position spécifique pour dossier . Toutefois, lorsque le volume de documents n’est pas aussi important, l’assistant administratif peut les organiser et les stocker pour une utilisation ultérieure;

* contrôle du personnel : Parmi ses tâches dans ce domaine figurent le registre des absences, des heures travaillées, des droits aux congés et des réclamations;

* transcription du texte : il est courant d’être invité à transmettre un brouillon à l’ordinateur ou à transcrire un enregistrement;

* comptabilité : Comme si tout ce qui précède n’était pas suffisant, certains assistants administratifs ont l’obligation de remplir des tâches telles que l’établissement des factures et le calcul des salaires, les cotisations de sécurité sociale, les déductions fiscales et le coût des commandes.

Vidéo: Auxiliaire administratif et d'accueil - (Février 2020).

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